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高校资产管理信息化建设研究

摘要:资产是高校开展教学科研工作的物质基础,也是高校赖以生存和发展的必要条件。近年来,随着高校组织规模的不断扩大,学校资产规模急剧膨胀,构成日趋复杂,管理难度越来越大。在这种背景下,如何借助信息化手段构建高校资产管理体系,提高资产管理水平,更好地为教学科研工作服务,就显得至关重要。

关键词:高校资产;资产管理;信息化

    一、当前高校资产管理存在的主要问题

家底不清、账账不符、账实不符。近年来,虽然高校对于资产购置非常重视,但是购置过后由于资产管理缺乏有效的管理机制,造成资产得不到必要的维护和有效的配置,使得一些资产实际应报废、报损但却长期挂账未处理;高校的资产账和财务账形式各不相同,部分高校无办理资产入账即可报账,导致在一段时间内有账无物,账账不符。

资产使用率低,存在闲置浪费现象。部分高校资产管理意识淡薄,不重视资产的管理和使用,缺乏合理的资产配置标准,造成高校随意购置和重复购置资产,致使资产配置不合理。同时,在使用过程中缺乏规范化管理,造成资产闲置、使用率不高。

信息分散,不便集中分析。资产处各科室为进行日常管理,各自配备了不同的业务系统,如:固定资产管理系统、采购管理系统、房地产管理系统、低值耐用品管理系统等等,这些系统对于有效提高相关业务的管理效率和管理水平起到了重要作用,但是系统之间相互独立,形成了众多的“信息孤岛”,各种有用的数据信息都分散在不同的业务系统中,不便于数据综合和领导决策。

    二、运用信息化技术,建设采购、资产、房地产、财务一体化的资产管理平台

2019年财政部审议通过《关于修改<事业单位国有资产管理暂行办法>的决定》(财政部令第100号),教育部颁布《中华人民共和国教育行业标准--高等学校固定资产分类与代码》(JY/T 0624-2018),2019年起全面执行新政府会计制度,资产管理和政府采购活动迎来了新形势新要求。

作为国内资产管理软件行业的佼佼者,山东大阳城集团娱乐网站app股份有限公司积极响应国家政策及各项文件要求,凭借近二十年的资产管理软件研发、推广与服务经验,结合互联网+、移动互联网、物联网、大数据、人工智能等技术升级《高等学校资产管理数字化平台》7.0版本。平台采用B/S架构,按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理原则设计功能,实现高校资产的精细化、动态化、全生命周期、全时空、全要素管理。平台将高校采购管理、资产管理、房产管理、财务管理等相关业务进行创新和融合,打造高校资产管理部门的一站式、一体化的统一工作平台。

采购管理信息化。资产采购是高校资产管理工作中重要的一环,从提出购买计划到验收,涉及多个部门和众多业务环节,系统利用信息化手段规范采购程序,透明采购过程,加强预算执行,提高资金使用效益。系统包含采购预算、采购申请、采购执行管理、合同管理、验收管理、支付管理和入库管理等功能。采购申请只有通过了相关部门的审核,才能继续执行;提供各类统计方式便于学校进行集中采购;采购系统与固定资产管理系统无缝对接,验收通过的采购项目会自动转入固定资产管理系统中,提高工作效率。

资产管理信息化。打造资产采购、验收、增加、处置、变动、清查、统计、分析、账表、产权登记上报数据的全方位、全生命周期动态化管理体系。进行固定资产增加时,可打印出规范的验收单、卡片和条码标签并在系统中自动提交至不同的归口部门审核和财务部门审核记账。利用已有的固定资产数据和校园网络资源,实现特定时点的以账对物、以物对账式的资产清查。系统可以自行设定表格栏目、样式,生成各类查询表格,直接将查询结果输出到常用数据库、Excel表。支持资产时间回滚查询功能,实现资产的时态化管理。

房地产管理信息化。在房地产的信息化管理中,系统将地图与固定资产管理系统对接,进行基于地图的资产查询。用户可以在地图中对楼层内部的布局、房屋和设施设备分布进行直观的总览和可视化管理。系统可以获取到房屋土地的信息,通过对房屋状况和人员使用情况数据的分析,相关职能部门可以及时运用手段调控,使学校房产需求基本保持平衡,进行资源优化配置,使学校领导及时、准确的了解房产的各种数据,达到科学决策的目的。

资产管理与财务管理相结合。固定资产管理系统按照财务规范自动生成各类账表,如固定资产总分类账、分类、分户、明细账等,并在国家教育部十六大类基础上,自动生成财政部十大类、六大类固定资产总分类账;完成与财务软件的业务对接,实现资产增加、变动、处置、折旧数据的同步处理,减少人为工作量,确实做到“账账相符”,全面满足2019年新政府会计制度要求。

    三、高质量的管理平台,促进高校资产管理工作的全面信息化

平台立足先进、成熟的软件技术、网络技术、数据库技术和开发平台,通过科学合理的管理规范与完备通用的技术规范,基于统一的信息标准整合、集成各种信息资源,构建安全、可靠、可扩展、易维护的综合管理平台,实现高校资产管理工作的全面信息化。具体表现在以下几方面:

1.构建统一的信息门户,将分散的各个业务系统和信息资源进行聚合,既是一个资产管理的信息展示平台,也是一个资产相关的各业务系统的集成平台;

2.构建统一的身份认证系统,集中人员管理、统一权限管理,保证用户电子身份的唯一性、真实性与权威性,实现众多系统的用户单点登录;

3.建立统一的信息标准,严格遵循教育部《教育管理信息化标准》和行业标准,为确保数据的完整性、准确性与一致性提供依据;

4.构建安全可靠的公共数据交换系统,实现各个应用系统之间的数据交换与数据共享;

5.开发移动办公接口,移动终端涵盖了通知公告、名下资产、资产查询、资产清查、进度跟踪、资产图片采集上传、待办审批、业务通知等资产管理的各方面,办理资产管理业务不再受地点、台式电脑的束缚,节省时间,实现“指尖办公”;

6.引入物联网、移动互联网等新技术,集成条形码、二维码、RFID条码、清查终端识别、高拍仪等技术和设备,提高资产管理工作的效率和质量,促进资产的进一步精细化动态化管理。

    四、结语

高等学校资产管理工作是高校管理工作的重要组成部分。面对近年来高校资产在数量和价值上快速增长的趋势,传统的资产管理手段已经不能满足资产管理的精细化、动态化的要求,高校资产的信息化建设势在必行。进行高校资产管理的信息化建设,不仅能提高资产的利用率,体现其使用价值,更能极大地提高资产管理的效率,提升高校资产管理水平,为高等学校的发展提供强有力的支撑和保障。

(本文发表在《行政事业资产与财务》2019年9月刊)