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数字档案管理系统

记录历史,传承文明,服务发展,建设一站式档案工作平台

解决方案

数字档案管理系统是一种基于数字技术实现的档案管理系统,它将传统的纸质档案数字化,使其能够通过电子设备进行管理、查询和维护。它可以帮助机构和企业更好地管理和保护档案,提高档案利用率,降低管理成本和风险。

国子数字档案管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心,为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工,并进行高质量的保存和管理,通过网络提供高速的多媒体信息存取

服务,有效提高档案部门信息化工作。

  国子数字档案管理系统是以分布式的海量数据支撑,基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库,结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系,使档案工作提高到全新的管理模式,为用户带来显著的管理效益。

  国子数字档案管理系统的开发和建设将按照数字档案管理的相关标准,规范和制定系统的业务流程,并按照此业务流程和制度进行数字档案分类、编目、立卷、编号,制定数据标准和管理办法;按照制定数据标准和管理办法,应用当前国际上成熟稳定的软件系统架构,进行软件系统设计、数据接口标准设计与开发,

系统集成、调试、数据迁移;建立一站式窗口,实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务;建立与其他相关系统的数据共享,数据交换,数据采集服务。

国子数字档案管理系统从档案实际工作出发,以规范档案管理为目标,通过分析单位日常档案管理业务要求,结合数字档案馆建设的规划,保证了档案的全面性、完整性、实用性。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。


国子数字档案管理系统V4.0


 

主要功能

一、 档案馆资源管理

1、档案信息采集

档案信息采集分为自动收集、接口录入和扫描上传。自动收集,能够在系统中公文流转过程(发文、收文、分类管理)中,自动完成。接口录入,支持其他业务系统通过统一接口导入档案信息进行目录信息的录入。扫描上传,可以将纸质档案扫描后录入系统,进行数字化处理。

系统连接扫描仪,将扫描后的各种格式的图片文件经过OCR等技术进行智能加工处理后,导入到档案管理系统中,处理完成的图片符合国家档案主管部门规定的视图效果。同时系统支持文档(包括领导签字)、电子版刻录、视频、音频等不同格式档案的录入与储存。 


2、档案归档

由档案管理员对提交的档案进行审核操作,审核不通过的打回档案著录处修正后重新提交;审核通过的由相关人员对档案进行入库操作。

 

3、档案信息调整

在档案生命周期中,某些信息如档案名称、存放位置、密级、保管期限、档案编号可能会发生变动。用户可以通过此功能来对这些档案信息进行修改和完善。

 

4、智慧检索

提供多种方式对档案进行检索。可以根据题名、副题名、保管年限等多种目录关键信息实现对系统内档案进行查询。也可以通过档案内容实现对电子文件的全文检索。

5、原件管理

原先档案管理人员的工作内容是以档案实体的收集(征集)、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节为主,主要凭借手工处理,程序繁琐易出错,检索和编研无法顺利完成,不能满足新形势下的档案管理需求。而系统中提供的原件管理,借助于现在先进的信息技术,对原件进行上传、下载、在线预览等操作,在保证原件安全的基础之上,提高对原件的利用及管理,方便用户对原件的查找与使用。 


6、档案鉴定与销毁

系统会自动统计所有即将到期的档案,用户可以选择对其中的档案进行销毁。移交清册将会移交上级领导审批,批准销毁的档案会由档案馆管理人员销毁实体档案,也会自动清除系统内对应档案,销毁记录会保存到系统中。

二、虚拟档案馆管理

1、库房管理

此功能是将实体的库房形象化,便于用户对库房的管理与操作,更加有效地管理库房,便于日后库房的维护。可以实现库房与档案的关联,根据库房自动统计该库房内的档案信息。

三、电子档案移交与接收

1、档案移交管理

根据《中华人民共和国档案法》,各使用部门凡是在公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料,都应按规定及时向上级档案管理部门移交归档。系统能够根据用户单位的具体情况,合理安排移交时间和移交内容,列出移交清单,保证档案移交工作的顺利进行。

2、接收方式管理

数据管道、数据导入、程序调用接口、数据抓取等多种多样的数据接收方式,从来源上保证数据的全面、可靠,通过数据采集工具实现海量电子档案的自动归档。

四、电子阅览室管理

1、档案借阅管理

借阅管理不仅支持对电子档案借阅管理,而且能够对实体档案借阅进行管理,包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。

本着“利用驱动”的理念,推动档案部门从被动保管走向主动服务,通过集成身份证识别仪、IC卡设备,结合触摸屏浏览、播放等登记查阅者身份信息,实现自助查档,提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。可在线申请审批打印,支持按页申请、审核、打印。

五、档案开发利用

1、档案开发利用

档案开发利用功能分为档案检索、档案浏览和借阅管理。检索出的档案信息,有权限的用户可以直接在线浏览,无权限的用户可以对档案发出借阅申请,相关人员审核后,可对借阅的档案进行浏览。用户可以根据自身需求,将馆藏的静态信息通过查找、筛选、加工和编辑等手段变为动态信息,充分发掘档案的信息价

值和知识价值,为进一步的档案信息公开做好充分的准备。在确保安全的前提下对部分用户提供开放档案、政府公开信息的查阅,向用户提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。


2、档案统计分析

统计分析分为档案利用率、年鉴、档案工作基本情况统计年报、报表管理。借助档案利用率等统计分析,用户可以了解到馆藏档案的利用情况,可以借此来衡量档案管理工作效率和工作水平,可以全面了解以往年份的档案管理情况,可以了解到档案管理人员的工作内容。

3、档案编研

用户可以在研究档案内容的基础上,在系统中编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著,完成档案编研工作。用户可以根据自身情况,在系统中组建专题库,对入库档案进行登记、归类和整理。编研平台通过系统中的鉴定筛选、价值审定、多素材混合编辑等功能,可将编研成果发布至利用门户。

 

 

4、档案自动归档

系统提供与OA系统对接的接口,能够实现OA系统公文的自动归档。便于对使用部门收发文的收集与归档。

配套应用

一、移动端开发应用

通过手机端登录系统进行办公。手机端支持档案归档、信息调整、智慧检索、档案借阅、统计分析以及档案监控的查看。随着手机端的开发应用,为用户大大提高了办公效率。


 

二、 技术应用

通过高拍仪扫描纸质档案材料,以电子文件格式保存,节省长期保管档案而占用的空间,并可以大大缩短查找档案的时间,提高档案管理人员工作效率。

通过扫码枪扫描档案库房的条形码或者二维码,方便、快速、直接读取信息,提高信息采集效率。可直接读取档案存放具体位置,方便借阅和管理。