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电子文件管理系统

一、概述

利用信息系统管理档案文件,是实现档案管理现代化的重要手段,是我国档案工作改革的一项重要内容。我国档案管理工作从20世纪80年代出开始了使用信息系统管理档案的实验工作,经过几十年的研、探索,档案文件管理系统有了很大发展,各级各类相关部门研制出一批各具特色的计算机管理档案成果。实践证明,档案管理系统在档案工作中的应用,对于提高档案管理工作的效率和工作质量,对于实现档案工作的科学性和规范化、标准化都有重要的意义。

为规范电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用和安全,保存国家历史记录,促进信息资源开发利用,推动国家信息化健康发展,公司和济南市财政局合作开发了《电子文件管理系统》。

系统主要用来管理机关、团体、企事业单位和其他组织的电子文件,也可以辅助管理非电子的实体文件。系统可以相对独立地实施,也可以与业务系统或(和)电子文件长期保存系统集成实施。


国子电子文件管理系统V3.0

二、系统建设目的

1.统一管理

按照电子档案管理的有关规范和相关标准,规范和制定电子档案管理的业务流程和制度。并按照此业务流程和制度进行电子档案分类、编目、立卷、编号,制定数据标准和管理办法。按照统一联网方案、统一业务标准、统一接口规范、统一软件开发的要求,规划、设计和实施系统的建设。全地区部门之间、部门内部之间、部门与档案馆之间信息共享,查询利用,档案管理,长期保存。

2.全程管理

按照制定数据标准和管理办法,应用国际上成熟稳定的软件系统架构,进行软件模块设计,数据接口标准设计与开发,并完成软件代码设计,系统集成、调试、数据迁移。建立“大集中模式”的电子文件管理系统,各部门通过权限登录系统实现单位内部的电子文件收集、管理、查询、利用和归档管理,同时单位档案管理员远程提交电子文档至档案馆,档案馆管理人员通过网络审核、接收、归档,并实行档案管理操作,解决电子文件收集难、保管难、查找难的问题,彻底改善依赖纸质文件传承信息的落后局面。

3.建立一站式窗口

文件上传后,上传后的文件可在系统指定的共享文件夹下被查看文件信息、预览文件正文,实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务。解决了文件查询难,检索难,查询与借阅服务分离等现象。

4.建立联系

建立与其他相关系统的数据交换,数据采集服务,实现数据互通,数据共享。

、系统特点

1. 标准化设计,确保能够长期有效读取

系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发,系统设计与国家标准要求完全一致,确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》,元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》,归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》,扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》,文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等

2. 流程控制、规范管理行为

1)文件收集责任明确,信息共享利用方便。文件上传者即文件创建者,文件上传后可全局、处室、指定共享,方便用户对文件的利用。

2)档案员严格审核归档,系统支持自动检测,对提交上的档案进行严格的归档审核。

3)档案馆档案管理规范化、档案借阅利用网络化。支持各单位、各处室用户之间的档案借阅无纸化、网络化,在提高档案借阅效率的同时加强了对档案原件的保护。

3.集中管理,适合全市各部门

通过建立全市统一集中管理的网络电子文件管理系统,可以确保整个电子文件管理的一致性、规范性,各单位通过网络登录系统实现本单位的电子文件的管理和利用,同时实现档案馆对电子档案的管理和利用,真正提高电子文件的标准化、科学化管理,同时也符合电子文件管理和信息化发展的趋势,能够极大提高工作效率和节约资金成本。

4. 分工协作,提高工作效率

1)单位内部

a. 工作人员。将各自管理的文件上传,确保文件的完整性、准确性,同时既可以查询利用自己的文件,也通过权限可以共享本单位内部的所有文件。

b. 单位档案管理员。只需对提交的归档文件进行审核、完善、归类,存档,极大地减轻工作强度。

2)档案馆

a. 工作人员。无需集中扫描文件,通过网络接收各单位提交的电子文件,审核后,接收归档。

b. 远程提供档案查询服务,提高档案馆质量和服务形象。

5.文件加载智能化,极大提高工作效率

1)支持单个和批量文件上传

2)支持多种文件格式:doc、pdf、txt、excel、图像、视频等

3)支持正文和多附件上传

4)文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等

6. 多种信息共享方式,便于文件利用

文件上传者可对上传后的文件进行共享操作,共享形式分为全局共享、处室共享以及指定人员共享,共享成功后,被共享者可在系统指定的共享文件夹下查看文件信息、预览文件正文。

在系统的利用服务中,用户通过输入关键字的形式对系统内的文件进行检索操作。在检索结果中,对于有权限查阅的文件可进行在线查阅,无权限的文件进行在线借阅操作。

7.所有文件查看皆转为PDF格式,加强文件的安全和权威。

所有上传文件在服务器上都保留原文件格式,但通过网络查看皆转为PDF格式,只能看不能复制、修改,确保文件的安全性和权威性。

、系统功能

1、 文件收集:按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案,分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆。

2、 档案保管:根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防护措施。

3、 档案鉴定:对档案档案价值的鉴定。有销毁鉴定,保管期限,期限表等模块。

4、 档案管理:将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列和编目,组成有序的体系。

5、 借阅管理:对用户申请查看档案产生的借阅申请进行审核、审核完成后借出、归还、催还等一系列借阅操作进行管理的模块。

6、 档案编研:以馆(室)藏档案为主要对象,满足社会利用档案的需要为主要目的,在研究档案内容的基础上,编辑史料,编写档案参考资料,参加编史 修志,撰写专门著述。

7、 报表:对各种类型档案被各机关,各项工作利用的情况和程度的统计。

8、 利用服务:不能对档案进行管理操作的普通用户提供的一个档案浏览的模块。用户能在此处查看自己权限范围内的档案的内容,如果没有权限可以进行借阅查看。

9、 公告管理:网站首页新闻的发布功能。

10、 系统管理:维护单位内部基本信息和分配权限的管理,有详细的权限分配,账号管理,部门管理,角色管理,模块管理,人员管理,操作管理等模块。

五、系统实现关键

电子文件管理系统主要实现的是对电子文件的标准化、科学化、精细化的设置以及进行查询、利用、归档等管理,以确保电子文件长期保存和利用。

1、系统的标准化设计实现

系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发,系统设计与国家标准保持一致,确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》,元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》,归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》,扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》,文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等要求开发。

2、系统的科学化设计实现

系统在科学性上设计主要特点:一是文件加载的智能化,采用云技术,支持单个和批量文件上传,支持多种文件格式:doc、PDF、txt、excel、图像、视频等,支持正文和多附件上传,文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等。二是电子文件查询利用便捷,查询包括全部查询、指定目录查询、普通查询、高级查询等;三是文件的在线借阅方便,通过网络可以方便地借阅所有的文件,有权限的可以直接查看,无权限的点击借阅,提出借阅要求后,文件所有人同意后,即可以查看文件详细内容。

3、精细化管理设计实现

精细化管理是电子文件管理的重要部分。一是访问控制,满足每一个单位、每一个处室、每一个人按权限登录系统,进行相关操作。二是多种方式实现电子文件共享利用,各单位收集电子文件后,单位内部可以实现信息共享,方式包括:全局共享、处室共享、指定人员共享。归档后的电子文件,单位在网上申请查阅,档案馆工作人员授权后可以查阅。